• Invia email/ sms 

(In questa sezione troverai dei modelli pronti e creati da zero che puoi utilizzare. Puoi trovarli nel Pannello di controllo > Email Templates  o  SMS Templates. Sono delle versioni semplificate di email e messaggi già pronti, che puoi personalizzare e inviare facilmente.)

• Periodo di invio (espresso in giorni) prima o dopo l'evento check in/out

• Stato prenotazione (seleziona gli stati da considerare nella regola)

È possibile inoltre configurare i seguenti parametri:

• Ora di invio (Se non inserisci un orario, l'ora della coda di invio è 2:00 a.m.)

• Invia una copia a (Destinatario a cui inviare una copia della comunicazione. Questo campo è opzionale)

• Rispondi a (Indirizzo di risposta se diverso da quello della struttura. Questo campo è opzionale)

• Autorizzazioni ospite

Il sistema invierà le comunicazioni alle anagrafiche dei referenti della prenotazione con le autorizzazioni configurate

• Sottoscrizioni ospite (Il sistema invierà le comunicazioni alle anagrafiche dei referenti della prenotazione che avranno accettato i Consensi mediante check-in online o procedura di registrazione cliente)

Una volta terminata la configurazione delle regole desiderate, ricorda di attivare l’invio delle notifiche selezionando il checkbox Notifiche attive

Inoltre per cancellare una regola clicca sull'icona   e Salva impostazioni

Funzionamento

In base alle regole configurate, il sistema invierà automaticamente i messaggi agli indirizzi e/o numeri di telefono inseriti nell’anagrafica del referente della prenotazione.

Nella toolbar del Front Desk è presente, nella sezione “Gestione comunicazioni”, una nuova funzione “Automatiche”

in cui vengono elencate tutte le comunicazioni effettuate con i riferimenti della prenotazione, lo stato e la data/ora di invio.

Programmazione e casi d'uso

Creazione di modelli Email personalizzati

Puoi scegliere modelli pronti o creare nuovi modelli personalizzati per le mail programmate.

Per creare un nuovo modello e-mail vai in Pannello di controllo > Email Templates e clicca su Nuovo modello

Inserisci il nome del modello da creare (Es.: E-mail di pre-stay) e seleziona la categoria Informazioni e avvisi. Si aprirà l'editor del template per comporre il testo della mail da inviare.

Email di pre-stay

Il periodo di tempo che intercorre tra una prenotazione e l’effettivo arrivo in hotel è uno dei momenti più opportuni per creare una relazione con l’ospite (in alcuni casi aiutano anche a prevenire i no show).

In generale, questo tipo di e-mail permette anche di presentare i migliori servizi dell’hotel.

Consente di dare informazioni circa gli orari di apertura delle facilities presenti, ad esempio piscina, bar ristorante e centro benessere, e altri dettagli simili. Come arrivare dalla stazione alla struttura, quali sono i parcheggi convenzionati con la struttura, come pre-ordinare lo skipass piuttosto che indicare il calendario degli eventi in città durante il mese.

Studi recenti dimostrano che e-mail di pre-stay inviate circa una settimana prima dell’arrivo in albergo hanno percentuali di apertura molto alte.

Vai su Notifiche > Notifiche programmate, aggiungi la regola E-mail Prima del check-in  e seleziona il modello configurando i parametri desiderati:

E-mail di promemoria per il web check-in

Uno dei servizi più ricercati e apprezzati è il web check-in, una tecnologia che tutti gli albergatori dovrebbero mettere a disposizione dei propri ospiti per migliorare la gestione delle prenotazioni in hotel, ottimizzare il lavoro dello staff in hotel, evitare le attese alle reception, diminuire gli errori manuali, usufruire sempre di più di soluzioni smart in grado di fornire una customer experience di alto livello.

Vai su Notifiche > Notifiche programmate, dopo aver aggiunto la regola Email - Prima del check-in, sezione da Invia Email il modello Promemoria per effettuare il check-in online, imposta i giorni e l'ora di invio prima del check-in. (Ricorda che ogni template può essere modificato da Pannello di Controllo > Email Template inserendo informazioni personalizzate)

E-mail di cortesia dopo il check-out

Un modo per mantenere il contatto con gli ospiti dopo la loro partenza è inviare loro delle email di post stay. Queste email servono per esprimere la propria gratitudine per aver scelto la propria struttura e per sollecitare una recensione sui vari canali online come Google Business, TripAdvisor o Facebook.

Si può anche cogliere l'occasione per offrire un incentivo per un futuro soggiorno, come un codice promozionale o un buono sconto. Questa è una pratica utile per instaurare un rapporto di fedeltà con gli ospiti e per favorire la disintermediazione.

Per inserire una comunicazione automatica di post-checkout vai su Notifiche > Notifiche programmate > Aggiungi regola, seleziona Email - Dopo il check-out e configura tutti i campi obbligatori

Puoi moderare l'invio delle comunicazioni di post check-out esclusivamente a clienti selezionati per il rilascio di una recensione positiva configurando il campo Autorizzazione ospite su Invito

alla recensione

Il sistema invierà automaticamente la comunicazione dopo il soggiorno ad ogni referente della prenotazione su cui è attiva la spunta "Autorizza invito alla recensione".