Introduzione

Con la funzione Nota di Credito Avanzata puoi creare dei documenti di tipo Nota di Credito (d’ora in avanti NdC) a partire da documenti di tipo Fattura. Il flusso operativo prevede:

1. selezione di una o più fatture fiscalizzate

2. selezione degli elementi e/o degli importi da stornare

3. creazione di elementi di storno produzione

4. inserimento del metodo di pagamento per il rimborso

5. generazione del documento NdC

6. creazione di nuovi conti ed elementi di produzione (addebiti)

7. generazione del nuovo documento fiscale (fattura o scontrino)

I passaggi 6 e 7 sono opzionali e necessari solo nel caso in cui sia necessario fatturare nuovamente l’importo ad altra anagrafica.

Limitazioni

Non è possibile effettuare una NdC, con conseguente disattivazione del pulsante di azione, nei seguenti casi:

• selezione di documenti diversi da fattura

• selezione di fatture non fiscalizzate ossia non inviate allo SDI

• selezione di fatture con intestatari diversi (es. Bedzzle e Zucchetti)

• selezione di fatture di acconto e fatture di saldo

Configurazione di base

Per generare la prima NdC è opportuno prendere nota di queste impostazioni

• Pannello di controllo -> Sistema (v2) -> Fatturazione

l’opzione “Creazione Conto Opzionale” è attiva di default per permettere la creazione di nuovi conti (punto 6 del paragrafo Funzioni)

• Front Desk -> Impostazioni -> Metodi di pagamento

Ti consigliamo di creare un nuovo metodo di pagamento (se non l’hai già fatto) di tipo “Compensazione sospesi” che servirà per stornare le fatture non ancora saldate (a sospeso)

Selezione documenti

Per generare una NdC, seleziona, dalla maschera “Elenco documenti”, una o più fatture e, considerando le limitazioni riportate sopra, clicca sul pulsante “Nota di Credito”

In base alla selezione delle fatture e alle righe contenute in esse, si apre la maschera per gestire gli importi che si desidera stornare. Per default, le righe del documento sono tutte selezionate e, se non vengono fatte modifiche, cliccando su avanti, verrà creata una NdC che storna il totale dei documenti (vedi capitolo seguente - NdC Totale).

Descrizione degli elementi

La maschera “Nota di credito” mostra il dettaglio dei documenti selezionati in una struttura a “livelli”

Il primo livello rappresenta il documento con i riferimenti del numero e della data di emissione, il totale del documento e l’importo stornabile. 

Es. Fattura 149 del 27/07/2023 - Totale documento € 724,50 - Importo stornabile € 724,50

L’importo stornabile rappresenta il valore massimo per cui è possibile fare un NdC su questo documento. Se in precedenza fosse stata fatta una NdC per € 100, ora l’importo stornabile sarebbe € 624,50.

Il secondo livello rappresenta le righe del documento selezionato con i riferimenti (descrizione) presenti nella fattura. Se hai utilizzato un raggruppamento durante la creazione della fattura lo vedi rappresentato in questa riga

Il terzo livello rappresenta gli elementi (addebiti) che compongono la riga del documento e, in caso di fatture con addebiti raggruppati, vedrai tante righe quanti erano gli elementi del conto (addebiti) che hanno generato la riga raggruppata

Se invece in fattura non hai utilizzato raggruppamento degli addebiti, il secondo livello avrà solamente una riga al terzo livello

Nota di Credito Parziale

Modifica degli elementi

Se desideri fare una NdC parziale puoi, in base alle necessità:

• deselezionare le righe che NON devono essere stornate, lasciando selezionate solo quelle da stornare. Nell’esempio sottostante farai NdC dell’ultima notte di soggiorno:

• modificare la quantità. Hai addebitato un elemento con quantità 3 e vuoi stornarne solo una

• modificare l’importo unitario della riga. Nell’esempio sottostante stai stornando € 20 per notte perchè hai fatturato un importo sbagliato

• modificare l’importo totale della riga anziché modificare l’importo unitario

• modificare l’importo totale del documento. Nell’esempio sottostante hai stornato il medesimo importo dello screenshot precedente, digitandolo nel totale del documento anziché in ogni singola riga. Il programma si preoccupa di ripartire l’importo in parti uguali su tutti gli elementi

Dopo aver impostato i valori desiderati clicca sul tasto “Avanti” per passare allo step successivo

Inserimento del pagamento (rimborso)

In questa maschera vengono proposti i metodi di rimborso degli importi richiamando quelli utilizzati nelle fatture selezionate: bonifico per la FT 122 e compensazione sospeso per la FT 123 perché questa risulta ancora in sospeso

Nella sezione superiore è possibile modificare alcuni parametri

• Cambiare la cassa

• Crea nuovo conto. NB: devi disabilitare questa funzione se non vuoi rifatturare gli importi perchè, come in questo caso, la NdC è stata creata a seguito di un errato importo inserito in prenotazione

• Crea unico documento, disattivarlo se vuoi creare tante NdC quante sono le fatture selezionate, 2 in questo caso

• Raggruppa per metodo di pagamento, disattivarlo se vuoi vedere in maniera precisa tutti i metodi di pagamento utilizzati nelle fatture

• Aggiungi pagamento, se vuoi rimborsare parte degli importi pagati (non disponibile per gli importi sospesi) con un metodo e parte con un altro

Creazione documento

Cliccando su “Completa”

vedrai la bozza della NdC che potrai poi rendere definitiva e inviare allo SdI.

Come puoi vedere sono riportati gli elementi e gli importi selezionati nelle maschere precedenti, inclusi i riferimenti alle fatture stornate:

Funzioni aggiuntive

Nella maschera “Elenco documenti” trovi il tasto “Link” attraverso il quale, al pari di quello presente nei clienti e nelle aziende, puoi visualizzare gli elementi correlati al documento selezionato.

Cliccando sulle singole voci potrai quindi visualizzare:

• l’elenco dei soggiorni/camere coinvolti nel documento

• i conti creati per l’inserimento dello storno di produzione

• i movimenti di cassa (rimborsi) registrati

• la cassa utilizzata per la NdC

• i documenti (fatture) selezionati per la creazione della NdC

Nota di Credito Totale

Per fare una NdC totale non è prevista selezione o modifica degli elementi del documento quindi, dopo la selezione dei documenti, puoi passare direttamente alla sezione pagamenti.

Inserimento del pagamento (rimborso)

In questa maschera vengono proposti i metodi di rimborso degli importi richiamando quelli utilizzati nelle fatture selezionate: bonifico per la FT 122 e compensazione sospeso per la FT 123 perchè questa risulta ancora in sospeso

Nella sezione superiore è possibile modificare alcuni parametri

• Cambiare la cassa

• Disabilitare la creazione di un nuovo conto. Se devi fare una NdC totale per errata fatturazione dovrai lasciarlo attivo per permettere la creazione di nuovi conti e addebiti di produzione da inserire nella nuova fattura

• Crea unico documento, disattivalo se vuoi creare tante NdC quante sono le fatture selezionate, 2 in questo caso

• Raggruppa per metodo di pagamento, se vuoi vedere in maniera precisa tutti i metodi di pagamento utilizzati nelle fatture

• Aggiungi pagamento, se vuoi rimborsare parte degli importi pagati (non disponibile per gli importi sospesi) con un metodo e parte con un altro

Creazione documento

Cliccando su completa vedrai la bozza della NdC che potrai poi rendere definitiva e inviare allo SdI.

Come puoi vedere sono riportati gli elementi e gli importi selezionati nelle maschere precedenti, inclusi i riferimenti alle fatture stornate

Funzioni aggiuntive

Nella maschera “Elenco documenti” trovi il tasto “Link” attraverso il quale, al pari di quello presente nei clienti e nelle aziende, puoi visualizzare gli elementi correlati al documento selezionato.

Cliccando sulle singole voci potrai quindi visualizzare:

• l’elenco dei soggiorni/camere coinvolti nel documento

• i conti creati per l’inserimento dello storno di produzione

• i conti opzionali creati dalla procedura per permetterti di generare la nuova fattura (vedi paragrafo successivo)

• i movimenti di cassa (rimborsi) registrati

• la cassa utilizzata per la NdC

• i documenti (fatture) selezionati per la creazione della NdC

Creazione nuova fattura

Selezionando la NdC appena creata, clicca su “Elenco conti opzionali” per visualizzare i conti creati dalla procedura precedente.

Clicca su “Modifica” per cambiare i riferimenti del conto, ad es. sostituire Bedzzle con Zucchetti in modo da trasferire la produzione e i dati di fatturazione alla nuova azienda

Se vuoi fare delle modifiche agli addebiti clicca su “Conti” per entrare nella maschera di gestione conti

Oppure clicca su “Saldo” se vuoi passare direttamente alla generazione del nuovo documento

Nota di Credito per fattura di acconto

Modifica degli elementi

Puoi modificare il prezzo unitario e l’importo totale se devi fare una NdC parziale. L’algoritmo provvederà a decurtare l’importo dall’eventuale importo rimanente nel movimento di cassa e successivamente dagli elementi nel conto (deduzioni).

Inserimento del pagamento

In questa maschera vengono proposti i metodi di rimborso degli importi richiamando quelli utilizzati nelle fatture selezionate

Nella sezione superiore è possibile modificare alcuni parametri

• Cambiare la cassa

• Raggruppa per metodo di pagamento, se vuoi vedere in maniera precisa tutti i metodi di pagamento utilizzati nelle fatture

• Aggiungi pagamento, se vuoi rimborsare parte degli importi pagati con un metodo e parte con un altro

Creazione documento

Cliccando su completa vedrai la bozza della NdC che potrai poi rendere definitiva e inviare allo SdI.

Come puoi vedere sono riportati gli elementi e gli importi selezionati nelle maschere precedenti, inclusi i riferimenti alle fatture stornate