Funzionamento

La Card può essere gestita a partire da più punti:

• Quick View prenotazione

• Elenco soggiorni

• Split View

Utilizzando la funzione presente nel menu Altro -> Guest Card

Sono previste 2 funzioni:

• Genera Card - disponibile per le prenotazioni/camere non ancora arrivate o già in casa. Una volta fatto il check out questa funzione non sarà più disponibile

• Elenco Card - disponibile solamente dopo aver generato almeno una card

Genera Guest Card

Quando clicchi sulla funzione “Genera” vedi una maschera con i dati che verranno inviati a TGC

Tutti i campi sono modificabili e in modo particolare:

• Tipologia - viene mostrata la card predefinita impostata nella configurazione dell’account ma puoi selezionarne un’altra, se previsto per il tuo hotel

• Dal - viene proposta la data di arrivo della prenotazione ma puoi modificarla per anticipare la validità della card

• Al - viene proposta la data di partenza della prenotazione ma puoi modificarla per estendere la validità della card

• Email - viene proposta l’e-mail del referente ma puoi modificarla inserendone un’altra

• Numero persone - viene proposto il numero degli ospiti nella prenotazione ma puoi modificarlo fino ad un massimo di 5 (vincolo previsto da TGC)

NB: se la prenotazione prevede più di 5 ospiti occorre generare più card

Quando clicchi sul tasto “Genera” i dati vengono inviati a TGC e l’ospite riceve un’e-mail come questa, contenente le istruzioni per la registrazione e l’attivazione della Card:

Elenco Guest Card

Quando hai creato la card, cliccando sulla funzione “Elenco guest card” nella prenotazione

oppure sull’icona “Guest Card” presente nel pannello Front Office

vedrai l’elenco delle card generate con varie informazioni

Se selezioni la Card generata potrai modificarla o disattivarla

Oppure puoi vedere, utilizzando la funzione “Link”, la prenotazione collegata alla Card

Note e vincoli operativi

• La generazione della Card è possibile anche per prenotazioni con data arrivo successiva ad oggi

• La data di inizio validità della Card deve essere maggiore o uguale alla data odierna (solare)

• La data di fine validità della Card deve essere maggiore della data di inizio

• La Card può essere attivata dall’ospite o dall’hotel attraverso il portale TGC. Non può essere attivata dal PMS

• Dopo che la Card è stata attivata dall’ospite, la modifica è possibile solo per i campi consentiti da TGC

• La disattivazione della card è possibile solo dopo l’attivazione da parte dell’ospite

• Le modifiche alla Card sono bloccate se la data di inizio di validità della Card è minore o uguale alla data odierna (solare)

• Non puoi generare più card sulla stessa prenotazione se il numero delle persone indicate nella card è uguale al numero delle persone presenti nella prenotazione

• La durata massima per la creazione della card è 20 giorni. Per soggiorni più lunghi occorre generare più card

• Il numero di ospiti nella Card può essere modificato dal PMS finchè la card non viene attivata dall’ospite