Il ciclo passivo di fatturazione, ovvero tutto ciò che concerne la ricezione di fatture, rappresenta l’altra faccia della medaglia nel processo di dematerializzazione e automatizzazione dei processi. Scopriamone vantaggi e benefici.
L’obbligo della fatturazione elettronica per tutti i soggetti dotati di Partita IVA è alle porte.
Come stabilito dalla Legge di Bilancio 2018, infatti, dal 1° gennaio 2019 l’obbligo sarà esteso a tutti i privati (ad esclusione di soggetti in regime dei minimi e forfettario) che andranno così ad aggiungersi ai settori per i quali già vige l’obbligo.
Aziende e professionisti, dunque, potranno fatturare solo tramite l’invio di file in formato xml (eXtendible Markup Language) trasmessi unicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Ma come sarà possibile ricevere una fattura elettronica?
Fattura elettronica: i canali per la ricezione
L’introduzione dell’obbligo di emissione di fatture in formato esclusivamente elettronico, porta, come conseguenza primaria, il fatto che tutti, ben presto, si troveranno a ricevere fatture digitali.
Il ciclo passivo di fatturazione, così si chiama in gergo tecnico il processo che coinvolge la ricezione, diventa così un fattore fondamentale nell’organizzazione contabile di professionisti e aziende.
Occorre innanzitutto precisare che tutte le fatture elettroniche emesse, dovendo transitare obbligatoriamente dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, una volta inviate saranno sempre disponibili all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia stessa.
Tuttavia, proprio per facilitare, automatizzare e semplificare i processi di gestione, soprattutto di aziende e professionisti, il legislatore ha stabilito anche altre modalità, senz’altro più comode, per la ricezione di fatture elettroniche. In particolare, per ricevere le fatture sul proprio dispositivo, si possono utilizzare 2 tipi di recapito:
Codice destinatario: si tratta di uno specifico codice numerico univoco a 7 cifre che viene rilasciato dall’Agenzia delle Entrate a intermediari a seguito di prove tecniche di accreditamento con il Sistema di Interscambio. La procedura di accreditamento è complessa e presuppone requisiti tecnici e infrastrutturali per l’integrazione tra sistemi. Piccole e medie imprese e professionisti possono comunque utilizzare il codice destinatario messo a disposizione da un’azienda software già accreditata al Sistema di Interscambio che fungerà quindi da intermediario e si occuperà dello smistamento e consegna delle fatture ai destinatari
Casella PEC: è possibile utilizzare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata per ricevere la fattura XML sulla propria casella
Il destinatario della fattura, quindi, non dovrà fare altro che comunicare all’emittente la modalità in cui desidera ricevere le e-fatture. Quest’ultimo quindi, si occuperà di inserire l’informazione in fase di compilazione dei dati del destinatario.
Occorre tuttavia fare attenzione: qualora infatti il destinatario della fattura sia già registrato presso l’Agenzia delle Entrate, l’indirizzo telematico indicato in fase di accreditamento verrà sempre utilizzato come prioritario e riceverà tutti i documenti elettronici, indipendentemente da quanto è stato indicato in fattura.
E i consumatori finali? Come potranno ricevere la fattura?
Come dicevamo, l’estensione dell’obbligo porterà anche i consumatori finali a dover ricevere fatture in formato elettronico, soggetti che sicuramente non hanno a disposizione un codice destinatario e che potrebbero non avere una casella di Posta Elettronica Certificata.
In questo caso, il consumatore potrà ricevere o una copia cartacea della e-fattura emessa dal professionista, oppure potrà indicare un indirizzo email di posta ordinaria, al quale farsi recapitare una copia PDF della fattura.
Anche il consumatore finale potrà a breve controllare tutte le fatture emesse nei suoi confronti tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” oppure farle inviare in originale sulla sua casella PEC, qualora ne sia provvisto.
Ricordiamo che l’obbligo si applica in fase di emissione della fattura.
Questo significa che chi emette fattura (ad esempio un professionista) ha il dovere di creare e inviare fatture elettroniche per i propri clienti che transitino dal SdI. In fase di compilazione, quindi, aziende e professionisti, oltre ai dati anagrafici del cliente, dovranno indicare anche la modalità con la quale questo potrà ricevere la sua fattura.
Proprio per facilitare entrambi gli attori coinvolti, aziende e professionisti potranno: • indicare un codice destinatario; • inserire un indirizzo PEC di ricezione; • emettere regolarmente fattura in mancanza di entrambi i dati, digitando un apposito codice (0000000) che consente di inviare la fattura direttamente al SdI.
Dal canto suo, il consumatore finale avrà sempre la possibilità di ricevere la sua fattura o una copia di essa in una modalità che gli risulti comoda.
Quali sono i vantaggi della ricezione di fatture elettroniche?
Per molte aziende il ciclo passivo rappresenta una fonte di preoccupazione, primariamente a causa della sua natura frammentata e delle numerose relazioni che un’azienda intesse con i propri fornitori.
L’utilizzo della fattura elettronica, attraverso l’aiuto di tecnologie, agevola e ottimizza la gestione dei rapporti con clienti e fornitori, assicurando la certezza nella consegna dei documenti.
Con la fattura elettronica si possono inoltre monitorare costantemente le diverse fasi di spedizione e ricezione di ogni documento, senza inutili errori grazie alla completa automazione.
La gestione digitale del ciclo passivo, inoltre, ha anche dei risvolti pratici interessanti. Innanzitutto le fatture vengono ricevute in un formato perfettamente leggibile dai sistemi informatici e pronto per essere posto in conservazione. Questo ha come conseguenza un’ulteriore dematerializzazione degli archivi, un risparmio economico e di tempo nel processo di conservazione e una maggior sicurezza.
Inoltre, il formato elettronico XML delle fatture consente una gestione molto più rapida della contabilizzazione che sarà di fatto automatica sulla maggior parte dei sistemi contabili gestionali.
Fattura elettronica: come funziona, vantaggi e doveri per l’utente
Fattura elettronica di Bedzzle
Dopo la diffusione della fattura elettronica PA, cioè della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il prossimo grande passo che attende i professionisti e le aziende è l’avvio della fattura elettronica tra soggetti privati, noto come B2B. Dal 2015 è scattato l’obbligo di emettere la fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (ad esempio ministeri, comuni, regioni, province, forze dell’ordine, università, ecc..): la Pubblica Amministrazione non può infatti più accettare, e di conseguenza pagare, le fatture cartacee. Inoltre, già dal 1 gennaio 2017 emettere fatture elettroniche è possibile in via del tutto facoltativa anche per i privati.
Dal 1° Gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà un obbligo esteso anche alle fatture tra privati. Ma la data del 1° gennaio 2019 è stata anticipata in alcune casistiche:
l’obbligo di fattura elettronica è scattato il 1° luglio 2018 per le prestazioni offerte da subappaltatori nei casi di appalto di lavori stipulati con la Pubblica Amministrazione. Ad esempio, un’impresa di pulizie svolge dei servizi di pulizia dei locali mensa per un’azienda appaltatrice del servizio di refezione scolastica. L’impresa di pulizie dovrà emettere una fattura elettronica all’azienda di ristorazione, perché si tratta di servizi offerti all’interno di un appalto stipulato con la Pubblica Amministrazione;
l’obbligo di emissione di fattura elettronica è scattato il 1° settembre 2018 nei confronti di viaggiatori stranieri non residenti all’interno dell’Unione Europea per le fatture emesse in ambito tax free shopping. Ad esempio, una turista giapponese in vacanza a Milano acquista una borsa al prezzo di 200 euro. Per gli acquisti di beni con valore superiore a 155 euro (al lordo dell’IVA) e destinati all’uso personale o familiare, il venditore dovrà emettere la fattura elettronica tax free.
Per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche, l’emissione della fattura elettronica obbligatoria scatterà, come già detto, dal 1° gennaio 2019. Tale data varrà anche per la cessione di benzina o gasolio verso imprese private e professionisti, con una proroga quindi di 6 mesi rispetto a quanto era stato inizialmente previsto nella legge di Bilancio 2018. Sono esenti dall’obbligo solamente i possessori di partita IVA con regime dei minimi o con regime forfettario. Per tutti gli altri soggetti l’unica modalità per poter trasmettere le fatture sarà utilizzare un servizio di fatturazione elettronica che risponda ai requisiti della normativa di riferimento.
Fattura elettronica: come funziona
Con la fattura elettronica le aziende e i professionisti potranno cogliere l’occasione per innovare le proprie procedure di fatturazione. Ma che cos’è la fattura elettronica? Con fattura elettronica si intende un sistema digitale di creazione e trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio. La fattura elettronica sarà prodotta, trasmessa e conservata secondo il linguaggio standard XML, un linguaggio informatico che permette di gestire in forma elettronica l’intero ciclo di fatturazione. Non resta che scoprire come crearne una: creare una fattura elettronica in autonomia potrebbe risultare complesso, ma affidandosi a un intermediario tutte le operazioni risulteranno semplificate, perché effettuate in automatico dal software, e del tutto trasparenti per il cliente. Appoggiandosi a un intermediario la compilazione di una fattura elettronica sarà molto simile a quella di una normale fattura cartacea o digitale. Una volta inseriti tutti i dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare, la fattura elettronica è creata e pronta per essere inviata. La fattura transita quindi dal Sistema di Interscambio, il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche e già utilizzato per il recapito delle fatture elettroniche verso la PA. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, con il compito di:
ricevere le fatture sotto forma di file XML;
verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi;
inoltrare la fattura elettronica al destinatario.
Affidandoti ai software per la compilazione della fattura, molti passaggi saranno semplificati ulteriormente, poiché, nella maggior parte dei casi, sarà il software stesso a occuparsi di:
Calcolare automaticamente il totale della fattura;
Generare il file della fattura nel formato XML (linguaggio complesso e non di uso comune);
Eseguire controlli preventivi affinché l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
Trasmettere il file generato al Sistema di Interscambio e gestirne le notifiche.
Fattura elettronica: vantaggi per aziende e professionisti
Sono molti i vantaggi che aziende e professionisti potranno riscontrare già pochi mesi dopo il passaggio alla fattura elettronica. Ad esempio, le comunicazioni con gli enti della Pubblica Amministrazione diminuiranno notevolmente. Infatti, alcuni dei vantaggi per chi emette fattura elettronica riguardano:
l’esonero dallo spesometro (proprio come il regime forfettario e dei minimi, chi emette la fattura elettronica sarà esonerato dalla trasmissione delle comunicazioni delle fatture emesse e ricevute);
l’esonero dall’obbligo di comunicare gli acquisti effettuati da operatori di San Marino;
l’esonero dal Modello Intrastat, che consente il monitoraggio da parte dell’Agenzia delle Dogane di tutte le operazioni commerciali di scambio intrattenute tra i soggetti di diversi Stati membri dell’Unione Europea;
l’esonero dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing.
Come potrai ben capire, passare alla fattura elettronica renderà superflue molte comunicazioni fino ad ora obbligatorie e vissute con la paura di sbagliare. Ma i vantaggi non sono finiti: chi emette fattura elettronica avrà il diritto al rimborso IVA in via prioritaria, vale a dire entro solo tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale. Un’altra buona notizia riguarda gli accertamenti fiscali in materia di IVA e di imposte dirette, che saranno ridotti da cinque a quattro anni. Il passaggio alla fattura elettronica ti permetterà inoltre di risparmiare il tempo dedicato a creazione, invio e conservazione di una fattura che, di fatto, diminuirà considerevolmente. Risparmierai anche spazio, poiché utilizzando un sistema di conservazione digitale non dovrai più stampare e custodire le fatture in grossi faldoni che esigono spazio e il dispiego di enormi quantità di carta: la legge prevede infatti che, proprio come per le fatture cartacee, anche per le fatture elettroniche i documenti siano conservati a norma per 10 anni.
Fattura elettronica: doveri per aziende e professionisti
Il principale dovere per i soggetti IVA (ad esclusione di chi applica il regime dei minimi o il regime forfettario) sarà quello di emettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico. Oltre al dovere di emettere una fattura elettronica, l’utente ha quindi l’obbligo di conservazionesostitutiva della fattura. La conservazione sostitutiva è una procedura che garantisce nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Per legge è infatti obbligatoria la conservazione della fattura elettronica per un periodo di 10 anni per permettere di svolgere controlli a distanza di tempo. Affidandosi a dei servizi di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva, l’utente non dovrà pensare a come mettersi in regola con l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche. Ma cosa succede in caso di mancata emissione di una fattura elettronica? Non emettere una fattura elettronica dove invece è necessario comporta una sanzione. Tuttavia, affidandoti a Bedzzle con Aruba, le possibilità di errore saranno notevolmente ridotte e, grazie alle notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio, potrai accertarti della correttezza della tua fattura elettronica e del fatto che questa sia stata consegnata. Affidarsi a Bedzzle con Aruba ti consentirà quindi di agire in tutta tranquillità e nel rispetto della normativa, senza avere dubbi sulla correttezza delle operazioni e sull’effettiva ricezione delle fatture.
Attivare la fatturazione elettronica con Bedzzle
bedzzle
A partire da gennaio 2019, Bedzzle ti consentirà di inviare la fattura elettronica direttamente dal tuo PMS verso il sistema di interscambio attraverso provider accreditati oppure di scaricare la fattura sul tuo computer in formato xml.
Come funziona?
Con Bedzzle hai due modalità a disposizione per gestire la fatturazione elettronica:
Manuale: se decidi di creare la fattura all’interno del PMS di Bedzzle e scaricare manualmente la fattura nel formato xml compatibile con le specifiche tecniche dell’Agenzia delle entrate. In questo caso dovrai importare manualmente i file xml nel tuo software di gestione fatturazione elettronica.
Automatizzata: se con un clic vuoi generare il file della fattura nel formato XML, eseguire controlli preventivi affinché l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine, trasmettere il file generato al Sistema di Interscambio e gestirne le notifiche, è necessario richiedere al nostro team l’attivazione di un account Partner Aruba per la tua struttura. L’account Aruba sarà collegato al nostro PMS e potrai inviare, ricevere e conservare a norma di legge i tuoi documenti fiscali.
Se la tua struttura utilizza un altro provider diverso da Aruba contatta il nostro supporto richiedendo la sua integrazione. (N.B.: I tempi di attesa per le integrazioni possono variare in base alla coda di sviluppo)
Fatture elettroniche in formato XML
Formato xml fattura elettronica Bedzzle
Da qualche mese si sente parlare tantissimo di fattura elettronica, in relazione agli obblighi di legge che entreranno in vigore a gennaio 2019.
In cosa consiste realmente una fattura elettronica? È un file in formato XML che contiene i dati della fattura. Un file XML (eXtensible Markup Language) memorizza dati e informazioni rendendoli facilmente accessibili ad altri programmi. Per leggere questi file e visualizzare quindi una fattura elettronica in formato XML, è necessario convertirli attraverso software che li rendono leggibili e in alcuni casi basta anche una semplice casella PEC.
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema di creazione, emissione e ricezione di fatture che, a differenza di quanto avvenuto fino ad ora, sono in formato digitale.
Questo sistema ha l’obiettivo di digitalizzare e dematerializzare i processi di fatturazione di aziende, liberi professionisti e pubblica amministrazione, consentendo alle aziende di ottimizzare i propri processi aziendali, recuperando efficienza e riducendo i costi di gestione. In estrema sintesi, le fatture emesse vengono inviate e verificate dal Sistema di Interscambio (SdI), progettato dall’Agenzia delle Entrate.
Ogni fattura sarà ricevuta nel formato XML; inoltre dal 1° gennaio 2019, inoltre la Legge di Bilancio 2018 prevede che la fatturazione elettronica diventi obbligatoria per tutti i possessori di Partita IVA, interessando così anche le operazioni effettuate nei confronti dei consumatori privati.
Software per la gestione di fatturazione elettronica
I programmi e le applicazioni per la gestione della fatturazione elettronica permettono di seguire l’intero ciclo di fatturazione: creare, inviare e conservare le fatture e i documenti contabili. Utilizzare un programma dedicato è la soluzione ideale per aziende e professionisti, che potranno gestire con semplicità l’intero processo di fatturazione, ciclo attivo e ciclo passivo. Il processo è completamente automatico: anche la lettura del file XML risulta dunque semplificata.
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